Dodawanie umowy do systemu

Instrukcja krok po kroku — tworzenie nowej umowy serwisowej dla nowego klienta, odnowienie istniejącej umowy, z wykorzystaniem Asystenta AI oraz w trybie ręcznym.

1 Dwa scenariusze, dwa tryby

Kreator umów obsługuje dwa główne scenariusze:

Każdy z tych scenariuszy możesz zrealizować na dwa sposoby:

2 Uruchomienie kreatora umowy

Krok 1 — Przejdź do listy umów

W menu bocznym kliknij Dane podstawowe → Umowy.

Krok 2 — Kliknij „Dodaj umowę"

W prawym górnym rogu strony kliknij niebieski przycisk „Dodaj umowę". Otworzy się kreator umowy.

3 Tryb AI — automatyczne wypełnianie z dokumentu

Po kliknięciu „Dodaj umowę" jako pierwszy ekran zobaczysz Asystenta AI — panel umożliwiający przesłanie dokumentów umowy w formacie PDF.

Jakie dokumenty przesłać?

Jak przebiega analiza?

1. Przeciągnij pliki na wyznaczony obszar lub kliknij, aby wybrać z dysku.
2. Kliknij przycisk „Analizuj i wypełnij kreator".
3. Poczekaj na zakończenie analizy (30–60 sekund). Pasek postępu informuje o etapie przetwarzania.
4. Po zakończeniu kreator automatycznie się wypełni danymi wyciągniętymi z dokumentów. Na górze zobaczysz baner informacyjny z:
   • Typem dokumentu — np. „Umowa", „OPZ"
   • Wskaźnikiem pewności AI — procent pewności rozpoznania danych
   • Dopasowaniem klienta — jeśli AI znalazł klienta w bazie systemu
5. Przejrzyj wszystkie fazy kreatora i skoryguj dane tam, gdzie to konieczne.

Pomiń AI — tryb ręczny

Jeśli nie masz dokumentu w formie elektronicznej lub wolisz wypełnić kreator samodzielnie, kliknij link „Pomiń — wypełnij ręcznie" pod obszarem uploadu. Przejdziesz bezpośrednio do kreatora.

4 Fazy kreatora (1–10) — opis krok po kroku

Kreator umowy składa się z 10 faz, wyświetlanych jako pionowa oś czasu w panelu bocznym po lewej stronie. Fazy, które są wymagane, oznaczono odpowiednio. Pozostałe są opcjonalne i możesz je pominąć.

Nawigacja w kreatorze

• Kliknij nazwę fazy w panelu bocznym — formularz przewinie się do wybranej sekcji
• Przewijaj prawy panel — aktywna faza podświetla się automatycznie w panelu bocznym
• Faza z niebieską świecącą kropką = pierwsza niewypełniona faza wymagana
• Fazy z szarą kropką = wypełnione lub opcjonalne

Autozapis: Twoja praca jest automatycznie zapisywana jako szkic. Nawet jeśli zamkniesz przeglądarkę, możesz wrócić i kontynuować od miejsca, w którym skończyłeś.

1 Numer umowy wymagane

Wpisz numer umowy nadany przez zamawiającego. Jeżeli umowa nie posiada numeru, stwórz numer systemowy w formacie:

KLIENT/sys/dd/mm/rrrr — gdzie dd/mm/rrrr to data podpisania umowy.

2 Klient wymagane

W tej fazie wskazujesz, kto jest stroną zamawiającą umowę. Masz dwie opcje:

Opcja A — Wybór istniejącego klienta

Wpisz fragment nazwy klienta w polu wyszukiwania. System przeszuka bazę danych i pokaże pasujące wyniki. Kliknij wybranego klienta, aby go przypisać do umowy.

Opcja B — Dodawanie nowego klienta

Jeżeli klient nie istnieje w systemie, wypełnij formularz z danymi firmy:

Dodawanie osób kontaktowych (opcjonalne)

W sekcji „Osoby kontaktowe" możesz:

• Wybrać kontakt z bazy — wpisz fragment imienia lub nazwiska w polu wyszukiwania
• Dodać nowy kontakt — kliknij „Dodaj nowy kontakt" i wypełnij: imię, nazwisko, stanowisko, telefon, email

3 Dane umowy wymagane

Podstawowe parametry umowy — daty obowiązywania, opis i warunki SLA.

4 Wartości umowy opcjonalne

Wartości finansowe umowy — kwoty konserwacji, przeglądy, gotowość serwisowa.

Rozbicie na lata

Kliknij przycisk „Generuj lata" — system automatycznie podzieli liczbę konserwacji równomiernie na lata obowiązywania umowy i wyświetli tabelę rocznych wartości.

5 Narzuty kosztowe opcjonalne

Domyślne narzuty na koszty dla zleceń w ramach tej umowy:

• Narzut na koszty dojazdu — doliczany do każdego zlecenia
• Narzut na materiały — procent lub kwota dodawana do kosztów materiałowych
• Narzut pozostały — inne koszty stałe

6 Obiekty serwisowe wymagane

Lista obiektów (budynków, lokalizacji) obsługiwanych w ramach umowy. Musisz dodać co najmniej jeden obiekt.

Istniejące obiekty

Jeśli klient jest już w systemie i ma przypisane obiekty — możesz je wybrać z listy rozwijanej „Wybierz istniejący obiekt...".

Nowe obiekty

Dla każdego nowego obiektu wypełnij:

Przypisywanie systemów do obiektu

Kliknij „Dodaj system" i wybierz typ systemu z katalogu (np. SAP, CCTV, KD). Dla każdego systemu możesz podać szacunkowy czas konserwacji w minutach.

Kliknij „Dodaj obiekt" na dole sekcji, aby dodać kolejny obiekt.

7 Harmonogram konserwacji opcjonalne

Plan konserwacji w czasie trwania umowy. Masz dwa sposoby tworzenia harmonogramu:

8 Procedury i szablony opcjonalne

Definicje procedur naprawczych i szablonów protokołów dla umowy.

Procedury naprawcze (Workflow Builder v2)

Możesz zdefiniować niestandardowe procedury obsługi zgłoszeń — np. inny przepływ dla napraw gwarancyjnych niż dla konserwacji. Edytor wizualny obsługuje:

• Kotwice czasowe SLA — system sam liczy zegar reakcji od momentu, w którym uzgodniono termin (a nie od rejestracji zgłoszenia)
• Bramki N-way — rozgałęzienia na 3+ ścieżek (np. „kosztorys do 1000 zł" / „1000–5000 zł" / „>5000 zł")
• Pętle — automatyczny powrót do poprzedniego kroku przy odrzuceniu kosztorysu (do 3 prób)
• Biblioteka scenariuszy — gotowe szablony procedur (gwarancja, RMA, awaria krytyczna, przegląd okresowy)

Szablony procedur per klient

Możesz przypisać różne szablony procedur do różnych klientów w ramach tej samej umowy ramowej. Tabela repair_procedure_template_clients łączy szablon z klientem (relacja wiele-do-wielu). Przykład: ten sam serwis prowadzi obsługę dla banku (procedura wymagająca pisemnej akceptacji) i dla małej firmy (uproszczona, bez akceptacji do 500 zł).

Szablony protokołów

Wybierz szablony dokumentów, które będą używane do generowania protokołów konserwacji i napraw w ramach tej umowy. Szablony DOCX (z polami dynamicznymi) lub uniwersalny format PDFKit. Można mieć osobny szablon na konserwacje i osobny na naprawy.

9 Kontakty i faktury opcjonalne

Kontakty umowy

Lista osób odpowiedzialnych za realizację umowy — zarówno po stronie zamawiającego (klient), jak i wykonawcy (Twoja firma). Dla każdej osoby określasz rolę (np. „Koordynator", „Kierownik projektu") i wskazujesz, czy jest kontaktem głównym.

Harmonogram faktur

Jeżeli w fazie 4 ustawiłeś stawkę gotowości serwisowej — system automatycznie wygeneruje harmonogram faktur (miesięcznie, kwartalnie lub rocznie). Możesz też dodać wpisy ręcznie.

10 Podsumowanie wymagane

Ostatnia faza — przegląd wprowadzonych danych i zapisanie umowy w systemie.

1. Sprawdź, czy panel boczny nie sygnalizuje brakujących faz (niebieska świecąca kropka = faza wymaga uzupełnienia).
2. Kliknij przycisk „Zapisz i przekaż do realizacji".
3. Poczekaj na pasek postępu — system tworzy umowę, klienta (jeśli nowy), obiekty, systemy, harmonogram i powiązania.
4. Po sukcesie zobaczysz komunikat „Umowa została utworzona" z dwoma przyciskami:
   • „Przejdź do umowy" — otwiera widok szczegółów nowej umowy
   • „Lista umów" — wraca do listy umów

5 Scenariusz A: Umowa dla nowego klienta

Poniżej kompletna ścieżka tworzenia umowy od zera — z klientem, którego jeszcze nie ma w systemie.

Ścieżka z Asystentem AI

1. Uruchom kreator — Menu → Dane podstawowe → Umowy → „Dodaj umowę"
2. Prześlij dokumenty — Przeciągnij pliki PDF umowy na panel AI. Kliknij „Analizuj i wypełnij kreator". Poczekaj ~30–60 sekund.
3. Sprawdź baner AI — Na górze kreatora zobaczysz informację o typie dokumentu i pewności rozpoznania. Jeśli AI nie znalazł klienta w bazie — automatycznie przełączy się na tryb „Nowy klient" i wypełni dane z dokumentu.
4. Zweryfikuj dane klienta (Faza 2) — Sprawdź nazwę, adres, NIP. Jeśli NIP jest uzupełniony, kliknij „Pobierz dane" aby potwierdzić z rejestrem MF.
5. Zweryfikuj daty i SLA (Faza 3) — Sprawdź daty rozpoczęcia/zakończenia. Uzupełnij oddział serwisu.
6. Zweryfikuj wartości (Faza 4) — Sprawdź kwoty. Kliknij „Generuj lata" jeśli brakuje rozbicia rocznego.
7. Zweryfikuj obiekty (Faza 6) — Sprawdź nazwy obiektów, adresy, przypisane systemy. Uzupełnij godziny dostępności jeśli brakuje.
8. Wygeneruj harmonogram (Faza 7) — Kliknij „Generuj automatycznie" lub zweryfikuj harmonogram wypełniony przez AI.
9. Zapisz (Faza 10) — Kliknij „Zapisz i przekaż do realizacji".

Ścieżka ręczna

1. Uruchom kreator — Menu → Dane podstawowe → Umowy → „Dodaj umowę"
2. Pomiń AI — Kliknij „Pomiń — wypełnij ręcznie"
3. Faza 1 — Wpisz numer umowy (np. ZP/123/2026)
4. Faza 2 — Kliknij „Dodaj nowego klienta". Wpisz nazwę skróconą. Wpisz NIP i kliknij „Pobierz dane" — system automatycznie uzupełni pełną nazwę, adres, REGON. Dodaj osoby kontaktowe klienta.
5. Faza 3 — Ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia umowy. Wpisz terminy SLA (jeśli umowa je określa). Wybierz oddział serwisu.
6. Faza 4 — Wpisz wartość umowy, liczbę konserwacji, stawkę za konserwację. Kliknij „Generuj lata".
7. Faza 5 — Wpisz narzuty kosztowe (jeśli dotyczą).
8. Faza 6 — Kliknij „Dodaj obiekt". Wypełnij dane obiektu (nazwa, adres). Dodaj systemy z katalogu. Ustaw czasy konserwacji. Powtórz dla każdego obiektu.
9. Faza 7 — Kliknij „Generuj automatycznie" lub dodaj wpisy ręcznie.
10. Faza 8 — Opcjonalnie zdefiniuj procedury naprawcze i wybierz szablony protokołów.
11. Faza 9 — Dodaj osoby kontaktowe po stronie wykonawcy. System automatycznie wygeneruje harmonogram faktur (jeśli ustawiłeś gotowość serwisową).
12. Faza 10 — Kliknij „Zapisz i przekaż do realizacji".

6 Scenariusz B: Odnowienie umowy istniejącego klienta

Klient jest już w systemie, ma obiekty serwisowe i chcesz dodać nową umowę — np. na kolejny rok lub z nowym zakresem.

Ścieżka z Asystentem AI

1. Uruchom kreator — Menu → Dane podstawowe → Umowy → „Dodaj umowę"
2. Prześlij nową umowę — Przeciągnij PDF nowej umowy. Kliknij „Analizuj i wypełnij kreator".
3. AI dopasuje klienta — Jeśli AI rozpozna firmę z dokumentu i znajdzie ją w bazie, automatycznie ją przypisze. Na banerze zobaczysz zielony tag „Klient: [nazwa]". W fazie 2 klient będzie już wybrany.
4. Zweryfikuj dane umowy (Faza 3) — Sprawdź nowe daty obowiązywania.
5. Zweryfikuj wartości (Faza 4) — Sprawdź nowe stawki (mogą się różnić od poprzedniej umowy).
6. Obiekty (Faza 6) — AI może przypisać istniejące obiekty klienta lub zaproponować nowe. Sprawdź, czy lista obiektów jest poprawna. Możesz usunąć obiekty, które nie są objęte nową umową, lub dodać nowe.
7. Harmonogram (Faza 7) — Wygeneruj nowy harmonogram dla nowego okresu.
8. Zapisz (Faza 10) — Kliknij „Zapisz i przekaż do realizacji".

Ścieżka ręczna

1. Uruchom kreator — Menu → Dane podstawowe → Umowy → „Dodaj umowę" → „Pomiń — wypełnij ręcznie"
2. Faza 1 — Wpisz numer nowej umowy.
3. Faza 2 — Wpisz fragment nazwy klienta w polu wyszukiwania. Wybierz klienta z listy. Wszystkie dane firmy (adres, NIP, kontakty) zostaną automatycznie załadowane — nie musisz ich wpisywać ponownie.
4. Faza 3 — Ustaw nowe daty obowiązywania, zaktualizuj SLA jeśli się zmieniło.
5. Faza 4 — Wpisz nowe wartości finansowe. Kliknij „Generuj lata".
6. Faza 6 — Kliknij „Wybierz istniejący obiekt..." — system pokaże listę obiektów tego klienta. Zaznacz obiekty objęte nową umową. Jeśli klient ma nowy obiekt, kliknij „Dodaj obiekt" i wypełnij dane.
7. Faza 7 — Wygeneruj harmonogram automatycznie lub ręcznie.
8. Faza 10 — Zapisz umowę.

7 Szkice i kontynuowanie pracy

Kreator umowy automatycznie zapisuje postęp pracy jako szkic. Dzięki temu nie stracisz danych, nawet jeśli zamkniesz przeglądarkę lub nastąpi przerwa w pracy.

Kiedy szkic jest zapisywany?

• Przy zamknięciu przeglądarki lub karty — automatycznie
• Przy kliknięciu „Anuluj" w kreatorze — system zapyta, czy zapisać szkic
• Przy próbie wyjścia z kreatora przez menu boczne — system zapyta o zapisanie

Jak wrócić do szkicu?

1. Przejdź do listy umów (Menu → Dane podstawowe → Umowy).
2. Obok przycisku „Dodaj umowę" zobaczysz przycisk „Przywróć szkic" z ikoną zegarka.
3. Kliknij go — kreator otworzy się z ostatnio zapisanymi danymi.

8 Podsumowanie i najczęstsze pytania

Wymagane minimum do zapisania umowy

Aby kreator pozwolił zapisać umowę, musisz wypełnić 3 elementy:

Przycisk „Zapisz" w panelu bocznym aktywuje się dopiero, gdy te 3 elementy są uzupełnione. Wszystkie pozostałe pola możesz uzupełnić później, edytując umowę z poziomu jej widoku szczegółowego.

Porównanie trybów — AI vs ręczny

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy mogę edytować umowę po jej utworzeniu?

Tak. Kliknij umowę na liście — otworzy się panel szczegółów z zakładkami. Przejdź w tryb edycji przyciskiem „Edycja" w prawym górnym rogu. Możesz też kliknąć dwukrotnie, aby otworzyć pełny widok szczegółów umowy.

Czy AI widzi moje dokumenty?

Dokumenty są przesyłane bezpiecznie do serwera i analizowane przez model AI Claude (firmy Anthropic). Dokumenty nie są przechowywane po zakończeniu analizy — służą wyłącznie do jednorazowego wyciągnięcia danych.

Co się stanie jeśli AI źle rozpozna dane?

Nic złego — AI jedynie wstępnie wypełnia pola formularza. Masz pełną kontrolę i możesz skorygować dowolne pole przed zapisaniem umowy. Dlatego ważne jest, aby zawsze przejrzeć wszystkie fazy po analizie AI.

Czy mogę dodać obiekty do umowy później?

Tak. Po utworzeniu umowy przejdź do jej widoku szczegółów → zakładka „Obiekty" → przycisk „Dodaj obiekt".

Czy numer umowy musi być unikalny?

Tak — system nie pozwoli zapisać dwóch umów z tym samym numerem.

Jak anulować tworzenie umowy?

Kliknij „Anuluj" w panelu bocznym kreatora. System zapyta, czy chcesz zapisać szkic. Jeśli wybierzesz „Zapisz szkic i wyjdź" — dane zostaną zachowane na 7 dni. Jeśli „Odrzuć" — dane zostaną usunięte bezpowrotnie.