Proces Konserwacji — Instrukcja krok po kroku

Od podpisania umowy serwisowej, przez realizacje prac na obiekcie, az do wystawienia faktury. Kompletny przewodnik po procesie konserwacji w systemie SerwisRun.

Statusy konserwacji w systemie

Kazda konserwacja przechodzi przez kolejne statusy. Przejscia miedzy nimi sa czesciowo automatyczne (system zmienia status sam), a czesciowo reczne (zmienia je uzytkownik).

Do zaplanowania → Zaplanowana → W realizacji → Wykonana → Zweryfikowana → Rozliczona

Role uczestnikow procesu

1 Podpisanie umowy serwisowej

Administrator lub Kierownik serwisu

Menu boczne → Dane podstawowe → Umowy → + Dodaj umowe

Co robimy?

Umowa serwisowa to punkt wyjscia calego procesu. Okresla klienta, obiekty, systemy do konserwacji, czestotliwosc przegladow i warunki finansowe. Bez umowy nie mozna generowac konserwacji.

Widok listy umow serwisowych z filtrowaniem po statusie, kliencie i oddziale.

Krok po kroku

1. Przejdz do Dane podstawowe → Umowy
2. Kliknij przycisk + Dodaj umowe
3. System otworzy Kreator umowy z mozliwoscia analizy dokumentow przez AI

Pierwszy ekran kreatora umowy z mozliwoscia uploadu dokumentow do analizy AI.

Kreator umowy — 10 faz

Kreator prowadzi przez 10 kolejnych sekcji. Pionowy sidebar po lewej stronie pokazuje postep:

Kreator umowy z pionowym paskiem nawigacji (sidebar) po lewej stronie. Widoczne fazy: Numer umowy, Klient, Dane umowy, Wartosci, Narzuty, Obiekty, Harmonogram, Procedury, Kontakty i faktury.

2 Konfiguracja obiektow i systemow

Administrator lub Kierownik serwisu

Szczegoly umowy → zakladka "Obiekty"

Co robimy?

Dla kazdego obiektu serwisowego przypisanego do umowy nalezy skonfigurowac systemy podlegajace konserwacji oraz okreslenie czasu konserwacji kazdego systemu. Te dane sa potem automatycznie wykorzystywane przy generowaniu konserwacji.

Widok szczegolow umowy z zakladkami: Dane podstawowe, Obiekty, Harmonogramy konserwacji, Procedury serwisowe, Wartosci, Fakturowanie, Zalaczniki, Informacje dodatkowe.

Krok po kroku

1. Otworz umowe z listy umow (kliknij na wiersz)
2. Przejdz do zakladki Obiekty
3. Kliknij "Dodaj obiekt" i wybierz obiekt serwisowy z listy
4. Dla kazdego obiektu dodaj systemy:
   • Wybierz typ systemu z katalogu (np. SSP, KD, CCTV, DSO)
   • Okresl czas konserwacji w dniowkach (1 dniowka = 8 godzin = 480 minut)
5. Powtorz dla kazdego obiektu w umowie

Przyklad konfiguracji systemow

Automatyczne obliczanie czasu: System sumuje czasy konserwacji wszystkich systemow na obiekcie. W powyzszym przykladzie: Biurowiec Centrum = 2 + 1 + 0,5 = 3,5 dniowki. Ta wartosc zostanie uzytu przy generowaniu konserwacji.

3 Utworzenie harmonogramu konserwacji

Administrator lub Kierownik serwisu

Szczegoly umowy → zakladka "Harmonogramy konserwacji"

Co robimy?

Harmonogram konserwacji to plan przegladow na caly rok. Okresla ile konserwacji ma byc przeprowadzonych, w jakich przedzialachiaczasowych i ile osob jest wymaganych. Jest to "przepis" na podstawie ktorego system wygeneruje konkretne zadania konserwacyjne.

Krok po kroku

1. Otworz umowe i przejdz do zakladki Harmonogramy konserwacji
2. Kliknij "Dodaj pozycje harmonogramu"
3. Wypelnij dane pozycji:
   • Rok — np. 2026
   • Numer konserwacji w roku — np. 1 (pierwsza), 2 (druga)
   • Okno czasowe — zakres dat realizacji (np. 01.03.2026 — 31.03.2026)
   • Wymagana liczba osob — np. 2 serwisantow
   • Szacunkowa liczba dniowek — system moze to wyliczyc automatycznie z systemow
   • Opis/zakres prac — np. "Przeglad polroczny SSP + KD"
   • Szablon protokolu — opcjonalny wybor typu protokolu
4. Powtorz dla kazdej zaplanowanej konserwacji w roku
5. Kliknij Zapisz

Przyklad harmonogramu rocznego (przeglady polroczne)

4 Generowanie konserwacji z harmonogramu

Dyspozytor lub Kierownik serwisu

Menu boczne → Konserwacje → + Dodaj

Co robimy?

Na podstawie harmonogramu system automatycznie generuje konkretne zadania konserwacyjne — po jednym dla kazdego obiektu z umowy, na kazda pozycje harmonogramu. To kluczowy moment, w ktorym "plan" zamienia sie w "zadania do wykonania".

Lista konserwacji z filtrami statusu (Do zaplanowania, W realizacji, Zrealizowane, Wszystkie), wyszukiwarka i widok Gantt.

Krok po kroku

1. Przejdz do Konserwacje w menu bocznym
2. Kliknij przycisk + Dodaj
3. Wybierz umowe, z ktorej chcesz wygenerowac konserwacje
4. Kliknij "Generuj" i potwierdz operacje

Co system robi automatycznie?

Dla kazdej pozycji harmonogramu × kazdego obiektu z umowy system:

1. Oblicza czas pracy — sumuje minuty konserwacji ze wszystkich systemow na obiekcie
2. Generuje numer protokolu — np. POZ-K1-2026-000001 (jesli wybrany szablon)
3. Tworzy rekord konserwacji ze statusem Do zaplanowania
4. Tworzy etapy prac — jeden etap dla kazdego systemu na obiekcie (np. etap SSP, etap KD, etap CCTV)

Przyklad: Umowa z 3 obiektami i 2 konserwacjami rocznie → system generuje 6 zadan konserwacyjnych (3 obiekty × 2 przeglady). Kazde zadanie ma wlasne etapy odpowiadajace systemom na danym obiekcie.

Formularz dodawania/edycji konserwacji — wybor umowy, obiektu, dat realizacji i zespolu serwisowego.

5 Harmonogramowanie — wyznaczenie dat

Dyspozytor lub Kierownik serwisu

Konserwacje → kliknij na konserwacje → Szczegoly → zakladka "Planowanie"

Co robimy?

Konserwacja w statusie Do zaplanowania ma tylko okno czasowe (np. "marzec 2026"). Teraz wyznaczamy dokladne daty realizacji i zmieniamy status na Zaplanowana.

Widok szczegolow konserwacji z zakladkami: Informacje, Planowanie, Systemy, Czas pracy, Materialy/WZ, Rozliczenie, Protokol, Historia obiektu, Informacje dodatkowe.

Krok po kroku

1. Otworz konserwacje o statusie Do zaplanowania
2. Kliknij przycisk Edytuj (prawy gorny rog)
3. Przejdz do zakladki Planowanie
4. Ustaw:
   • Date rozpoczecia — np. 17.02.2026 (poniedzialek)
   • Date zakonczenia — np. 18.02.2026 (wtorek)
5. Zweryfikuj szacunkowy czas i liczbe osob
6. Zmien status na Zaplanowana
7. Kliknij Zapisz

Widok szczegolow konserwacji w trybie edycji — mozliwosc zmiany statusu, dat, opisu i uwag.

6 Przypisanie zespolu serwisowego

Dyspozytor lub Kierownik serwisu

Szczegoly konserwacji → zakladka "Planowanie" → sekcja "Zespol"

Co robimy?

Do zaplanowanej konserwacji przypisujemy czlonkow zespolu serwisowego. Kazda osoba ma przypisana role w zespole. Po dodaniu osoby system automatycznie tworzy zdarzenia w jej kalendarzu Google.

Krok po kroku

1. W szczegolachiach konserwacji przejdz do zakladki Planowanie
2. W sekcji "Zespol" kliknij "Dodaj czlonka zespolu"
3. Wybierz osobe z listy uzytkownikow systemu
4. Przypisz role w zespole:
   • Kierownik — nadzoruje prace, odpowiada za protokol
   • Serwisant — glowny wykonawca prac
   • Specjalista — ekspert od konkretnego systemu
   • Stazysta — osoba szkolaca sie
5. Zatwierdz wybor
6. Powtorz dla kazdego czlonka zespolu

Automatyczna integracja z Google Calendar

Po dodaniu osoby do zespolu system automatycznie:

7 Realizacja prac na obiekcie

Kierownik zespolu lub Serwisant

Widok mobilny → /mobile (aplikacja PWA na telefonie)

Co robimy?

Serwisant przyjezdza na obiekt i realizuje prace konserwacyjne. System sluzy tu jako narzedzie do sledzenia czasu pracy, rejestracji GPS, realizacji etapow (per system) i dokumentowania stanu urzadzen.

Widok mobilny — maszyna stanow

Serwisant korzysta z widoku mobilnego (aplikacja PWA na telefonie), ktory prowadzi go przez caly dzien pracy za pomoca prostych przyciskow zmian stanu:

  BEZCZYNNY  →  DOJAZD  →  NA OBIEKCIE  →  PRACA  ↔  PRZERWA  →  POWROT  →  BEZCZYNNY
                  |                                                    |
                  +-- TANKOWANIE --+            +-- TANKOWANIE --------+

Realizacja etapow (per system)

Szczegoly konserwacji → zakladka "Systemy"

Kazdy system na obiekcie to osobny etap prac. Serwisant realizuje je kolejno:

1. Klika "Rozpocznij" przy danym systemie (np. "System SSP")
2. Wykonuje prace konserwacyjne zgodnie z procedura
3. Ocenia stan systemu:
   • Sprawny — system dziala prawidlowo
   • Niesprawny — system wymaga naprawy
   • Czesciowo sprawny — system dziala z ograniczeniami
4. Wpisuje uwagi (np. "Wymieniono 3 czujki dymu, 1 sygnalizator wymaga wymiany")
5. Klika "Zakoncz" po ukonczeniu prac na tym systemie

Widok mobilny technika (PWA) — maszyna stanow, harmonogram dnia, kreator zgloszen i tryb dyzurowy.

Materialy uzyte podczas konserwacji

Szczegoly konserwacji → zakladka "Materialy/WZ"

Serwisant rejestruje materialy uzyte podczas konserwacji. System automatycznie utworzy dokument WZ (wydanie z magazynu) po zakonczeniu prac. Kazdy material moze pochodzic z konkretnej partii FIFO (jesli sledzimy serie) lub z ogolnego stanu magazynowego.

Wykrywanie materialu po EAN: Serwisant w widoku mobilnym moze zeskanowac kod EAN czujki / akumulatora — system znajdzie material w katalogu i zaproponuje pobrana ilosc + parta (FIFO).

Modul Partie materialow — sledzenie serii produkcyjnych i FIFO. Z tego widoku serwisant moze sprawdzic ktora partie pobrac jako pierwsza.

Modul Protokoly zuzycia — formalne potwierdzenie zuzycia materialow zuzywalnych (mig. 277).

Modul Inwentaryzacje — okresowe spisy z natury z porownaniem stanow ksiegowych do faktycznych.

8 Wypelnienie protokolu konserwacji

Kierownik zespolu

Szczegoly konserwacji → zakladka "Protokol"

Co robimy?

Po zakonczeniu prac kierownik zespolu wypelnia protokol konserwacji — oficjalny dokument potwierdzajacy wykonanie prac, stan systemow i zalecenia dla klienta.

Krok po kroku

1. Otworz konserwacje i przejdz do zakladki Protokol
2. Kliknij "Utworz protokol" (lub "Wypelnij protokol" jesli wygenerowany z harmonogramu)
3. Wypelnij formularz protokolu:

9 Podpisanie protokolu

Kierownik zespolu, Serwisant, Klient

Szczegoly konserwacji → Protokol → sekcja "Podpisy"

Co robimy?

Protokol wymaga podpisow — serwisantow (potwierdzenie wykonania) i przedstawiciela klienta (potwierdzenie odbioru). Podpisy sa skladane na ekranie dotykowym urzadzenia.

Krok po kroku

9a. Podpisy serwisantow

1. Kazdy czlonek zespolu klika "Podpisz" przy swoim nazwisku
2. Rysuje podpis na ekranie dotykowym (komponent SignaturePad)
3. Zatwierdza podpis

9b. Podpis przedstawiciela klienta

1. Przedstawiciel klienta zapoznaje sie z trescia protokolu
2. Podaje swoje imie, nazwisko i stanowisko
3. Rysuje podpis na ekranie urzadzenia serwisanta
4. Zatwierdza

Automatyczna zmiana statusu: Po zlozeniu podpisu przez klienta system automatycznie zmienia status protokolu na PODPISANY. To jest formalne potwierdzenie odbioru prac.

9c. Podpis kierownika serwisu (opcjonalnie)

Kierownik serwisu moze dodatkowo zlozyc podpis weryfikujacy — np. po powrocie zespolu do biura i sprawdzeniu dokumentacji.

10 Generowanie PDF i dystrybucja

Kierownik zespolu, Dyspozytor lub Kierownik serwisu

Szczegoly konserwacji → Protokol → "Generuj PDF"

Co robimy?

System generuje profesjonalny dokument PDF z kompletnym protokolem konserwacji, gotowy do wyslania klientowi lub archiwizacji.

Krok po kroku

1. Kliknij przycisk "Generuj PDF" w zakladce Protokol
2. System automatycznie:
   • Pobiera dane protokolu, obiektu, klienta, zespolu, etapow, czasu pracy
   • Generuje dokument PDF z uzyciem szablonu DOCX (jesli przypisany do umowy) lub standardowego formatu
   • Wstawia podpisy cyfrowe (zdjecia podpisow)
   • Opcjonalnie przesyla kopie do chmury (OneDrive / Google Drive)

Wysylka protokolu emailem (opcjonalnie)

1. Kliknij przycisk "Wyslij email"
2. Opcjonalnie edytuj liste odbiorcow
3. Kliknij "Wyslij"

System wysleta wiadomosc email z zalaczonym PDF przez skonfigurowany kanal (Resend API / Gmail API / SMTP).

Automatyczne SMS-y do klienta — centralny dispatcher

Niezaleznie od emaila system moze wyslac automatyczne SMS-y w 5 kluczowych momentach pracy serwisu (mig. 275/278). Konfiguracja per event w panelu administracyjnym:

Konfiguracja: Panel Administracyjny → Powiadomienia → Zdarzenia. Dla kazdego zdarzenia admin ustawia: czy SMS, czy email, czy in-app, oraz szablon tresci z placeholderami ({{client_name}}, {{ticket_number}}, {{link}}).

Konfiguracja dispatchera SMS w Ustawieniach integracji — zakladki SMS / VoIP / Push / Eventy z przelacznikami per zdarzenie.

11 Zamkniecie i weryfikacja

Kierownik serwisu lub Dyspozytor

Szczegoly konserwacji → zmiana statusu

Co robimy?

Po podpisaniu protokolu i wyslaniu PDF zamykamy konserwacje — oznaczamy ja jako wykonana, a nastepnie (opcjonalnie) weryfikujemy dokumentacje.

Krok po kroku

11a. Oznaczenie jako wykonana

1. Sprawdz, czy protokol jest podpisany
2. Zmien status konserwacji na Wykonana
3. Zapisz

11b. Weryfikacja (opcjonalnie)

1. Kierownik serwisu przeglada protokol, sledzenie czasu, etapy
2. Sprawdza kompletnosc dokumentacji
3. Zmienia status na Zweryfikowana

Etap weryfikacji jest opcjonalny — mozna przejsc bezposrednio od "Wykonana" do fakturowania. Weryfikacja jest przydatna w wiekszych firmach, gdzie kierownictwo chce kontrolowac jakosc dokumentacji.

12 Wystawienie faktury

Administrator

Menu boczne → Faktury → Faktury wystawione → Nowa faktura

Co robimy?

Ostatni etap procesu — wystawienie faktury za wykonana konserwacje. System oferuje kreator faktur z automatycznym pre-fillem danych z konserwacji.

Widok listy faktur wystawionych z filtrowaniem po statusie i wyszukiwarka.

Widok szczegolow faktury — dane nabywcy, pozycje fakturowe, kwoty netto/brutto, status platnosci.

Warianty wystawiania faktury

System oferuje 4 rozne sposoby wystawienia faktury za konserwacje. Wybor zalezy od modelu rozliczen w umowie:

Krok po kroku (Wariant A — najczestszy)

1. Przejdz do Faktury → Faktury wystawione
2. Kliknij "Nowa faktura"
3. Kreator faktur otworzy sie z 3 fazami:
   • Faza 1 — Zrodlo: Wybierz "Z konserwacji" i wskazycz niefakturowana konserwacje
   • Faza 2 — Dane i pozycje: System wypelni dane klienta, umowy i pozycje. Zweryfikuj kwoty.
   • Faza 3 — Podsumowanie: Sprawdz i zatwierdz
4. Kliknij "Wystaw fakture"

Co system robi automatycznie po wystawieniu faktury?

• Tworzy rekord faktury z unikalnym numerem (np. FV/2026/001)
• Zmienia status konserwacji na Rozliczona
• Oznacza konserwacje jako zafakturowana (invoice_id)
• Opcjonalnie: generuje PDF faktury i wysyla do KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Podsumowanie procesu

Pelny przeplyw — od umowy do faktury

  ETAP 1-3: PRZYGOTOWANIE
  Umowa → Obiekty + Systemy → Harmonogram konserwacji

  ETAP 4: GENEROWANIE
  "Generuj z harmonogramu" → Konserwacje ze statusem "Do zaplanowania"

  ETAP 5-6: PLANOWANIE
  Wyznaczenie dat → Przypisanie zespolu → Google Calendar → "Zaplanowana"

  ETAP 7: REALIZACJA
  Widok mobilny (dojazd → praca → etapy per system) → "W realizacji"

  ETAP 8-10: DOKUMENTACJA
  Protokol → Podpisy (serwis + klient) → PDF → Wyslanie emailem

  ETAP 11-12: ZAMKNIECIE
  "Wykonana" → Weryfikacja (opcj.) → Faktura → "Rozliczona"

Automatyczne dzialania systemu — podsumowanie

Gdzie w systemie znajdziesz poszczegolne elementy?